Aloitin uuden työn toukokuun alussa ja pääsin heti alussa mukaan työyhteisön työhyvinvointi päivään, jossa Liisa Puskala Työterveyslaitoksella kävi puhumassa sujuvasta aivotyöstä. Mitä pidemmälle luento eteni, sitä enemmän lamppuja syttyi meikäläisen mielessä.
Pidin edellisestä työstäni valtavasti, koin sen merkityksellisenä, mielenkiintoisena, vaikuttavana ja monipuolisena. Samaan aikaan työn kuormitus oli valtava, en ehtinyt palautua viikonlopun aikana, yöuneni kärsivät ja keho oli jatkuvassa ylivireystilassa. Minulla oli jatkuvasti tunne siitä, että jotain tärkeää oli jäänyt tekemättä, en ehtinyt tehdä kaikkea tai en osannut riittävän hyvin asioita, joita olisi pitänyt.
Haastavinta oli, että en osannut tunnistaa, saati sanoittaa sitä mistä kuormitus johtui. Yritin välillä ottaa puheeksi kokemani kuormituksen, mutta koska en itsekään tiennyt mistä se johtui, oli siihen vaikea tarttua. Sain hyväntahtoisen ohjeen pitää kiinni työn rajaamisesta ja tartuinkin siihen kynsin hampain. Kokeilin lisätä etätyötä, kalenteroida tarkemmin erilaisia työtehtäviä, tehdä päättymättömiä to do -listoja ja yrittää perehtyä järjestelmiin, joihin ei ollut aikaa perehtyä, jotta osaisin käyttää niitä ennen kuin perehdyttäisin työntekijöitä niiden pariin. Olin koko ajan tavoitettavissa sähköpostin, Teamssin, whatsapin ja puhelinsoiton päässä. Tein pikkutarkkaa suunnittelutyötä toimistolla, jossa kymmenen henkeä parhaimmillaan teki töitä, piti ruokatuntia tai taukoa samassa tilassa, vailla mahdollisuutta vetäytyä häiriöttömään tilaan.
Lähdin lopulta, koska koin, että en ollut riittävästi, en pystynyt suoriutumaan annetuista tehtävistä, enkä omaksumaan riittävästi tietoa työni tekemiseksi.
Puskala nosti esille asiantuntija- ja johtamistyön kuormittavuuden ja sen, etteivät perinteiset työsuojelulliset toimet riitä suojaamaan aivotyön kuormitukselta. Jatkuva tarve oman tietotaidon kehittämiseen, uuden omaksumiseen ja muutoksiin reagointiin aika- ja priorisointipaineessa, melun, hälyn ja tietotulvan jatkuvasti keskeyttäessä on tämän päivän aivotyöläisen kuormituksen lähde, jolta ei suojaa kypärä eikä edes hyvä sähköpöytä. Tarvitaan kognitiivista ergonomiaa.
Kognitiviisella ergonomialla tarkoitetaan työn suunnittelua ja muokkaamista kuormitusta vähentäväksi ja palautumista edistäväksi. Käytännössä tällä tarkoitetaan esimerkiksi työympäristön häiriöiden, melun ja visuaalisen hälyn vähentämistä, tarpeettomien keskeytysten vähentämistä sekä tietotulvan hillintää. Työn sujuvuutta ja työhön keskittymistä voidaan edistää hyvällä suunnittelulla ja häiriöttömällä ympäristöllä. Työn kuormittavuuteen keskeytyksillä on merkittävä vaikutus, työpaikalla tulisi olla mahdollisuus työskennellä rauhassa. Yhteiset pelisäännöt auttavat kaikkia hillitsemään sekä keskeytyksiä, että jatkuvaa tietotulvaa. Ajantasaiset ja toimivat ohjeet ja asiakirjat selkeyttävät viestintää ja vuorovaikutusta.
Mitä pidemmälle luento eteni, sitä helpottuneemmaksi koin oloni. Kyse ei lopulta ollutkaan henkilökohtaisista ominaisuuksistani. Asiat joita en ollut tunnistanut kuormitustekijöiksi, saivat konkreettiset nimet: häiriöt, keskeytykset ja tietotulva. Olin altistanut itseni jatkuvasti kaikille kolmelle kuormitustekijälle siinä määrin, että niiden keskellä työskentelystä oli tullut normi. Lohdullista tietyllä tapaa on myös ajatus siitä, että kognitiiviseen ergonomiaan voi vain osin vaikuttaa itse, loppu tapahtuu on tapahtumatta työyhteisönä. Voit ajatella sen vaikkapa niin, että sinun viestintäsi on minun keskeytykseni. Sinun epäselvät, vanhentuneet tai puuttuvat ohjeesi tai huono perehdyttämisesi ovat minun tietotulvaani. Sinun puutteellinen työn suunnittelusi on minun jatkuvaa poukkoiluani työtehtävästä toiseen. Ja vice versa, tietenkin.
Pelkkä ohje työn rajaamisesta ilman muiden kuormitustekijöiden tarkastelua onkin melko ponneton keino vastuuttaa työntekijä olosuhteista, jotka ovat koko organisaation yhteinen haaste.
Puskala antoikin esimerkkejä siitä, miten aivojen työrauhaa tulisi vaalia. Ensimmäinen on työpäivän suunnittelu. Kovin usein sorrumme itse aikaoptimismiin ja työpäivien suunnitteluun siten, ettei päiviin jää riittävästi aikaa tekemiselle, tauoille, viestinnälle ja jokaiseen työhön kuuluville yllätyksille. Kalenteria tulisi hyödyntää muuhunkin kuin pelkille kokousvarausille. Kalenterin ylläpito on tärkeää oman työn suunnittelun lisäksi myös siksi, että se kertoo muulle työyhteisölle saavutettavuudestasi.
Toinen tärkeä keino on viestinnän yhteiset pelisäännöt. Millaisia reaktioaikoja odotamme eri viestintäkanavilla. Kaikki asiat eivät voi koko ajan olla kiireellisiä. Kolmantena esille nousee ennakoinnin tärkeys. Jotta oman työn suunnittelu yli päätään on mahdollista, tarvitaan myös kollegoilta ja verkostoilta hyvää ennakointia. Hyvällä yhteistyöllä mahdollistetaan jokaiselle mahdollisuus kognitiviseen ergonomiaan omassa työssä.
Nykyisessä työssäni kognitiivisesta ergonomiasta puhutaan ja sen eteen on tehty kehittämistyötä. On palaveriton perjantai, sisäiseen viestintään suositellaan käytettäväksi ensisijaisesti Teamssia, palautumiseen työajalla kannustetaan ja on suositeltavaa sulkea viestintäkanavat silloin kun tekee keskittymistä vaativaa työtä.
Stressiin addiktoituneelle mielelleni kognitiivisen ergonomian omaksuminen on vaikeaa. Opettelen palautumaan työpäivän aikana. Pidän huolen että riitän, ehdin ja osaan. Ja muistan, että hetkittäin riittää että hengitän eli olen.
